Как настроить excel для печати этикеток

Как распечатать этикетки из Excel

Как печатать этикетки из Excel (Содержание)

• Введение в печать этикеток из Excel
• Шаги для печати этикеток из Excel

Введение в печать этикеток из Excel

Microsoft Excel — инструмент удобнее, чем мы думаем и знаем. Он может сделать много вещей в один миг и без каких-либо хлопот. В реальной жизни попытаться напечатать этикетки на бумаге размером, превышающем стандартную документацию, довольно сложно. Поверьте мне, в мире есть много людей, которые борются с этой проблемой. Тем не менее, правильное пошаговое руководство вместе с некоторой практикой поможет вам, ребята. Excel может быть слишком удобен в этом отношении из-за формата электронных таблиц, который идеально подходит для хранения контактной и адресной информации пользователя.

Excel облегчает жизнь в сотрудничестве с Microsoft Word при печати почтовых этикеток. Он предоставляет функции, которые позволяют создавать ярлыки и просматривать их перед печатью. Используя функцию слияния с Microsoft Word, вы можете аккуратно выполнить эту задачу и легко распечатать почтовые ярлыки прямо из Excel.

Как распечатать этикетки из Excel?

Давайте посмотрим, как мы можем напечатать почтовые ярлыки из Excel на нескольких примерах.

Вы можете скачать эту статью Как печатать этикетки из шаблона Excel здесь — Как печатать этикетки из шаблона Excel

Шаг № 1 — Добавить данные в Excel

• Создайте новый файл Excel с именем «Print Labels from Excel» и откройте его.
• Добавьте детали в этот лист. Поскольку мы хотим создавать почтовые ярлыки, убедитесь, что каждый столбец посвящен каждому ярлыку. Ex. Приветствие, Имя, Фамилия, Адрес, Город, Штат, Почтовый индекс — это должны быть столбцы, и соответствующая информация должна быть заполнена в этих столбцах. Смотрите скриншот ниже:

• Как показано на скриншоте, ваши данные должны быть по одной записи на столбец. Это помогает правильно управлять и печатать этикетки.
• Сохраните файл после ввода данных и закройте его.

Шаг № 2 — Подтвердите формат файла в Microsoft Word

Как я упоминал ранее, мы собираемся использовать файл Excel в Word. В Microsoft Word необходимо установить некоторые параметры формата файла, чтобы вы могли использовать в нем файл Excel. По сути, этот шаг помогает плавно конвертировать Word и Excel.

• Откройте файл слова. Нажмите> Файл. Выберите> Параметры (находится внизу левой панели).
• Откроется новая панель параметров. Нажмите> Дополнительно. В разделе «Дополнительные настройки» прокрутите вниз до раздела «Общие настройки».
• Убедитесь, что флажок Подтвердить преобразование формата файла при открытии установлен, а затем нажмите OK. Пожалуйста, смотрите скриншот ниже.

Шаг № 3 — Установите метки в пустом документе Word

• В пустом текстовом документе перейдите к> Почтовым сообщениям, выберите> Начать слияние, выберите> Метки.

• Откроется новая панель под названием Label Options. В соответствии с этим выберите «Поставщики этикеток» как «Avery US Letter», а номер продукта — «5160 адресные этикетки». Затем нажмите ОК. Смотрите скриншот ниже.

Кроме того, взгляните на кнопку New Label . используя ее, вы можете создавать собственные этикетки с пользовательскими размерами.

Шаг № 4 — Подключите рабочий лист к меткам

Теперь давайте соединим рабочий лист, который фактически содержит данные меток, с этими метками, а затем распечатаем его.

• Перейдите на вкладку Почта> Выбрать получателей (отображается в разделе «Начать слияние почты»)> Использовать существующий список. Появится новое окно выбора источника данных.

• Перейдите к папке, в которой хранится файл Excel, во всплывающем окне «Выбор источника данных». Выберите файл, в котором хранятся метки, и нажмите «Открыть».

• Появится новое всплывающее окно с именем «Подтвердить источник данных». Нажмите OK, чтобы сообщить системе, что вы хотите использовать источник данных.

• Снова появится всплывающее окно с именем Select Table. Нажмите OK, чтобы выбрать таблицу из вашего листа Excel для меток.

Шаг № 5 — Добавить поля слияния

Это тот шаг, когда ваши хорошо отформатированные заголовки столбцов будут иметь смысл. Если вы чувствуете, что у некоторых ярлыков нет назначенных столбцов, вы можете изменить их. Это так просто.

• Выберите первую запись в документе и нажмите «Блокировка адреса» (она отображается в полях «Запись и вставка» в разделе «Почтовые рассылки»).

• Выберите подходящий формат, в котором вы должны указать имя получателя. Это позволит первому имени из нашего списка вместе с деталями адреса быть назначенными на эту первую запись.

• Выберите «Поля соответствия» в поле «Запись и вставка».

• Выберите соответствующие заголовки столбцов для обязательных полей. Нажмите OK, как только вы закончите с этим.

• Нажмите Обновить ярлыки, которые появляются на панели «Запись и вставка».
• После того, как вы щелкнете по Ярлыкам обновления, все имена вместе с адресом будут занимать позиции каждой записи в документе один за другим, и в конце концов каждая запись будет обновлена.

Шаг № 6 — MergeWorksheet и Word File

Мы почти закончили и до последнего этапа печати именных этикеток для нашего списка рассылки. После этого вы сможете увидеть почтовые ярлыки на новом листе с словами и распечатать их.

• В правой части панели «Почтовые рассылки» вы можете увидеть раскрывающийся список «Готово и объединить». Нажмите на него, чтобы увидеть различные доступные варианты.

• В появившемся раскрывающемся списке нажмите и выберите «Редактировать отдельные документы».

• Теперь появляется новая панель с именем Merge to New Document. Выберите « Все в слиянии записей» и нажмите «ОК», чтобы объединить всю информацию из листа Excel с метками почтовых рассылок.

• Откроется новый документ с ярлыками, все почтовые ярлыки будут вставлены одна за другой в нужный вам формат. Смотрите скриншот ниже.

Вы можете дать печать этих этикеток и использовать их в своей рассылке. Это делает вашу задачу довольно простой, не так ли?

То, что нужно запомнить

• Убедитесь, что вы используете один столбец за раз для каждого ярлыка в Excel, он будет работать тогда и только тогда.
• При подключении файла word и excel убедитесь, что в качестве поля выбрано правильное имя столбца, чтобы полученная метка была соответствующим образом отформатирована и никаких различий не было найдено.

Рекомендуемые статьи

Это руководство к тому, как печатать этикетки из Excel. Здесь мы обсуждаем шаги для печати этикеток из Excel вместе с примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете посмотреть следующие статьи, чтобы узнать больше —

1. НЕПРАВИЛЬНАЯ Формула в Excel
2. Учебники по области печати Excel
3. ВЫБРАТЬ Формулу в Excel
4. КОЛОННЫ Формула в Excel

Источник

Печать этикеток со штрих кодом без специального ПО

Печать этикеток со штрих кодом оптимизирует организацию учета движения товаров и инвентаризацию на складе, на производстве и в точках розничной торговли. Если на предприятии применяют сканеры для приемки и отпуска продукции, то штрихкодирование товара значительно упрощает процессы.

Для распечатки бирок предприниматели пользуются специальными принтерами этикеток.

Это устройства вывода текстовой и графической информации, штрихкодов на бумажный носитель — рулонную самоклеящуюся ленту или термоэтикетки.

Скорость печати и набор функций термопринтеров зависит от модели.

По производительности и назначению принтеры бывают настольными, мобильными и промышленными.

Настольные — служат для печати самоклеящихся бирок. Их устанавливают непосредственно на рабочем месте. Устройство подключают к компьютеру или к кассе.

Мобильные — переносные и компактные, обладают высокой скоростью печати (в среднем 75 мм/с). Оснащены аккумулятором для автономной работы.

Промышленные — мощные и производительные принтеры (печатают от 10 000 этикеток в сутки), печатают бесперебойно 24/7.

Эскизы наклеек создают при помощи специальных графических программ, которые могут быть включены в комплект поставки принтера (обычно демо-версии). Чтобы пользоваться полным функционалом софта, необходима покупка лицензии.

Рассмотрим, как можно создать этикетки для печати на обычном или термопринтере без установки графического ПО.

Как настроить печать этикеток из Excel

До сих пор есть небольшие организации, которые ведут товарный учет без применения сложных программных решений. Например, в Excel.

Самый простой способ печати лейбла из документа .xls: создать шаблон в новой таблице, размножить его, скопировав на лист нужное количество и вывести на печать.

Способ удобен, если в ассортименте одно наименование товара без дополнительных характеристик.

Для генерации штрихкода используют надстройку TBarcode, которую можно загрузить с сайта разработчика. Утилита совместима с Windows, применима для Excel и Word. Можно воспользоваться демо-версией софта, и в дальнейшем приобрести лицензию.

Заполнять вручную шаблоны для более широкого ассортимента неудобно и долго, поэтому предприниматели пользуются макросами и формулами. Процесс занимает много времени, так как нужно:

• создать шаблон;
• заполнить таблицу с наименованиями товаров и их характеристиками;
• записать макросы (самый трудоемкий процесс), которые будут копировать и переносить сведения о товарной единице в этикетку с описанием и штрихкодом.

Но можно воспользоваться готовыми решениями, «умеющими» распознавать данные из таблицы для создания печатной формы.

Например, надстройка Lables — позволяет быстро настроить печать этикеток из базы Excel. Для этого достаточно создать шаблон и в нужном поле ввести названия ячеек или диапазон, из которого будут импортироваться данные в графы ярлыка.

Для работы достаточно просто скачать компоненту и запустить установочный файл. При этом утилита подставляет значения из указанного листа, генерирует рисунок штрихкода, если соответствующая строка есть в исходной таблице и в макете лейбла.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

При создании шаблона следует учесть, что требования к информации на товаре регламентированы законодательно:

1. Законом о защите прав потребителей — ФЗ-23001, изданный 07.02.1992 г.
2. Постановлением Правительства № 1575 от 27.12.1999 г. об информации для ввозимой в РФ продукции.
3. ГОСТом Р 51074-­2003 — регулирует формат данных для продовольственных товаров.
4. ГОСТом Р ИСО/МЭК 15426­1­-2002 — стандарты для товаров со штрихкодом на этикетке.
   Другие акты, регулирующие стандарты маркировки, упаковки продуктов разных отраслей.

Для создания лейбла существуют и несложные готовые программные решения, как E-ценник или LabelJoy, которые используют сведения из дополнительных документов, в том числе из Excel.

Так, например «e-ценник» взаимодействует не только с таблицами, но и с прайсами из 1С, загруженными на ПК. Для работы достаточно выбрать шаблон из библиотеки программы, указать исходную таблицу или файл. Выделить цветом строки или столбцы, соответствующие зонам ярлыка (софт предлагает палитру с указанием информации, например «Красный — Производитель» и т. д) После этого утилита перенесет значения в шаблон. Готовые этикетки можно распечатать.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Печать этикеток в Ворде: краткое руководство

Чтобы создать ярлык для товара, набор наклеек на листе или один экземпляр в текстовом редакторе, достаточно базовых инструментов Word.

Печать этикеток в Ворде можно настроить тремя способами:

Установка параметров документа под размеры самоклеящейся бумаги

Первый, самый простой вариант печати ярлыков из текстового редактора — это настройка листа под размеры отдельной наклейки на рулоне самоклеящейся бумаги.

Например, нужно распечатать лейбл высотой 6 см и шириной 4 см (используем термопринтер с рулоном соответствующего размера). Для этого в редакторе в меню «Разметка страницы» выбрать пункт «Размер» － «Другие параметры» и задать нужные показатели, которые будут соответствовать габаритам будущего ярлыка.

Изменить отступы в том же меню. Внести информацию в готовый макет:

Добавить рисунок, штрихкод и т. д. При настройке принтера указать отступы, выбрать устройство и установить количество экземпляров для печати.

Можно создать несколько листов для разных категорий товара и распечатать их поочередно.

Работа с инструментами Word

Чтобы вывести на печать набор шаблонов (одинаковых или разных) на листе, воспользуйтесь установленными средствами редактора. Для Word 2010 нужно открыть меню «Рассылки» и выбрать «Наклейки». Руководства для разных версий MS Word опубликованы на страницах поддержки пользователей MS Office.

Если в макетах ярлыков требуется одинаковое содержание, то перед их созданием нужно набрать текст для будущей бирки в новом документе редактора и выделить его, затем открыть меню «Наклейки».

Выбрать параметры шаблона лейбла из списка по типу самоклеящейся бумаги или установить собственный размер.

Далее кликнуть «Создать», после чего на листе появится сетка с ярлыками.

В макеты также можно вставить графические объекты.

Чтобы добавить штрихкод, воспользуйтесь утилитой для Windows TBarcode или установите надстройку Word через вкладку разработчика (смотрите инструкцию в видео-ролике):

Распечатка этикеток методом слияния документов

Одним из самых удобных способов создания макетов является метод слияния — шаблон создают в Word, а информацию для каждой позиции программа «берет» из таблицы Excel.

Пошаговое руководство с видеоинструкцией опубликовано в разделе поддержки пользователей MS Office.

Печать этикеток онлайн: обзор сервисов

Еще одним способом для создания шаблонов ярлыков без покупки дорогостоящей лицензии на специальную программу является печать этикеток онлайн, при помощи графических сервисов.

Рассмотрим несколько примеров редакторов:

1. Canva — конструктор, при помощи которого можно выбрать готовый вариант макета будущей наклейки или создать его с «нуля». Файл с шаблонами можно сохранить в формате PDF, PNG, JPG. Для работы следует пройти регистрацию. Банк конструктора содержит варианты этикеток для разных сфер деятельности. Доступ к большему числу макетов платный.
2. Avery Design & Print — пример сервиса для покупателей основной продукции поставщика. Шаблоны можно подобрать онлайн под любой формат ярлыка или создать новый лейбл самостоятельно. Чтобы получить доступ к конструктору, потребуется регистрация.
3. LiteBox － облачный сервис на базе одноименного ПО для розничной торговли. Работать с предустановленными шаблонами легко, создать лейбл можно всего в несколько кликов и отправить на печать на обычный или термопринтер. Пробная версия дает право использования сервиса 14 дней, после чего придется продлить подписку, купив лицензию.

Кроме перечисленных существуют сервисы организаций, которые предоставляют услуги полиграфии. При помощи онлайн-конструкторов также можно создать макет будущей этикетки и заказать ее печать.

Источник