Lotus Notes для пользователя. Базовые возможности.

1. Стандартные функции

1.1. Запуск и завершение работы Lotus Notes. Подробнее >>

1.2. Создание, изменение и удаление закладок. Подробнее >>

1.3. Открытие базы данных. Подробнее >>

1.4. Перемещение в базе данных. Подробнее >>

1.5. Поиск информации в базе данных. Подробнее >>

1.6. Просмотр, редактирование и удаление документов. Подробнее >>

1.7. Вывод информации на печать. Подробнее >>

1.8. Создание колонтитулов для печати документа. Подробнее >>

1.9. Использование панели инструментов. Подробнее >>

1.10. Работа с вложенными файлами. Подробнее >>

1.11. Копирование информации для вставки в другие приложения. Подробнее >>

1.12. Использование справочной системы. Подробнее >>

1.13. Использование «горячих» клавиш Подробнее >>

1.14. Выбор и настройка домашней страницы Подробнее >>

2. Почтовая система Lotus Notes

2.1. Открытие базы данных Почта Подробнее >>

2.2. Навигация по почтовой базе данных Подробнее >>

2.3. Чтение и удаление сообщений Подробнее >>

2.4. Создание почтового сообщения Подробнее >>

2.5. Три способа ввода адресатов Подробнее >>

2.6. Форматирование текста Подробнее >>

2.7. Вложение файлов в почтовое сообщение Подробнее >>

2.8. Ответ на сообщение Подробнее >>

2.9. Пересылка сообщения Подробнее >>

2.10. Настройка подписи в почтовом сообщении Подробнее >>

Источник

Как настраивать правила (Rule) в Lotus Notes

Как установить и настроить подключение в Lotus Notes, Вам обязательно расскажут, те, кто заставит Вас им пользоваться 🙂 т.е. это все сильно зависит от конкретной компании, а вот как настроить комфортную работу с большим поток писем – я опишу здесь.

Основным инструментом для распределения потока писем является правила (Rule)

Так же, для их нормальной работы, нам понадобятся дополнительные папки, по которым мы будем раскладывать сообщения.

Создание дополнительных папок для сообщений в Lotus Notes

Щелкаем правой кнопкой мышки на заголовке Folders и выбираем New Folder. Вводим имя папки на Ваше усмотрение. Т.к. в моем случае есть несколько категорий писем, то я создал отдельные папки под все.

Создание правил для писем Lotus Notes

Клик по строчке Rules откроет нам в основном окне Lotus Notes список уже существующих правил. Создаем новое правило кликая по New Rule

И нам откроется окно создания правила (редактирование выглядит точно также, только все уже заполнено)

Тут все логично – заполняем условие. Sender contains SENDER@MAIL и жмем Add, добавляем и окно немного меняется

появляется новый список – логические операции, которыми будут связаны правила – AND(И) и OR(ИЛИ). Пока все логичною Добавим, допустим, что Subject должен содержать слово TEST. и добавим действие, которое надо сделать move to folder Useful info

Можно правило сделали, теперь добавим второе, более строгое – т.е. в нем будет два адреса test@mail AND test@mail2 AND Subject contains TEST. И, допустим перемещать в папку Test folder.

А вот теперь есть тонкий и не очевидный момент. Если сообщение удовлетворяет условиям нескольких разных правил, то оно будет помещено сразу во все подходящие папки, что не есть хорошо. Чтобы избежать этого, нужно обязательно ставить условия Exceptions.

Открываем первое правило и ставим переключатель с Condition на Exception и в окне выбираем, что sender does not contain test@mail2 (адрес из второго правила)

Теперь все письма будет раскладываться правильно.

Если обобщить, то в Exceptions придется включить все условия из других правил, которые приводят к дублированию сообщений (не смотрит на директиву move в действиях, это перемещение из Inbox, но дальше уже копирование)

Источник

Инструкция по установке программы Lotus-Notes

По всем возникающим вопросам обращаться к Подгорных Сергею Александровичу

по установке программы Lotus-Notes.

Дистрибутив программы Notes6_5_3.exe находится по адресу ftp://192.168.14.173. При его загрузке нужно указать:

Установка Lotus Notes на рабочих станциях

Установка рабочей станции (клиента) Lotus Notes состоит из двух этапов:

• инсталляция клиента Lotus Notes (программа Notes6_5_3.exe);

• настройка параметров клиента Lotus Notes.

1. Установка рабочей станции Lotus Notes

Выполняется с правами администратора компьютера.

1. Для установки клиента Lotus Notes for Windows запустите программу Notes6_5_3.exe.

В появившемся окне нажмите на кнопку [Далее].

Укажите папку для хранения распакованных файлов и нажмите на кнопку [Далее].

2. Прочтите лицензионное соглашение.

Если вы признаете это соглашение, вы­берите параметр «Я принимаю лицензионное соглашение» и нажмите на кнопку [Далее].

3. Введите имя руководителя подразделения и название организации:

Установите переключатель «Установить приложение для» в нужное положение.

При этом следует помнить, что положение только для меня применяется, если на компьютере работает только один работник, являющийся и администратором компьютера, и пользователем. Если на компьютере работают разные пользователи, то нужно выбирать значение «всех пользователей данного компьютера». Вторая часть установки приложения — настройка параметров клиента Lotus Notes при этом положении переключателя будет вестись с правами учетной записи того пользователя, для которого будет выполняться настройка.

Нажмите на кнопку [Далее].

4. Определите диск и директорию для программных файлов Notes и для каталога данных Notes:

По умолчанию файлы размещаются в директориях C:\Lotus\Notes и C:\Lotus \Notes\Data. Нажмите на кнопку [Далее].

Выберите нужные компоненты инсталляции:

Нажмите на кнопку [Далее].

6. Подтвердите готовность к инсталляции и укажите, необходимо ли сделать Lotus Notes почтовой программой по умолчанию:

Нажмите на кнопку [Далее].

7. По завершении инсталляции нажмите на кнопку [Готово ].

2. Настройка клиента Lotus Notes

Перед первым запуском Notes на рабочей станции убедитесь, что вы знаете:

• точное написание имени главного почтового сервера Domino (docSRV/ISTU, DNS – имя *****);

• точное написание имени пользователя, под которым он был заре­гистрирован на сервере Domino (Фамилия руководителя подразделения);

• пароль пользователя для его учетной записи (при создании учетной записи установлен пароль );

• точное местонахождение учетной записи (при первоначальной установке клиента Lotus Notes – на сервере Domino, выбирается автоматически;

при повторной установке – местоположение файла ХХХХ. id, принадлежащего руководителю подразделения – на диске ПЭВМ, на которой клиент был установлен ранее);

• тип сетевого соединения и сетевой протокол — для связи с сервером Domino (TCP/IP).

2.1. Этапы настройки

1. Запустите Lotus Notes на рабочей станции с правами того пользователя, который будет работать с приложением «Босс – Референт»:

В появившейся на экране форме нажмите на кнопку [Далее].

2. В следующей экранной форме введите имя пользователя, на рабо­чем месте которого устанавливается Notes:

С помощью переключателя укажите необходимость подключения к серверу Domino. Введите его наименование в поле Domino Server.

Нажмите на кнопку [Далее].

3. Установите переключатель в положение «Настроить подключение по локальной сети».

Нажмите на кнопку [Далее].

4. Для получения доступа к системе используется файл xxxx. id, формируемый сервером при создании учетной записи для каждого пользователя. Если Lotus Notes для пользователя устанавливается первый раз, то этот файл хранится на сервере Domino и используется автоматически. Если ID-файл пользователя не хранится на сервере Domino, укажите его местоположение с помощью кнопки [Browse…].

Нажмите на кнопку [Далее].

Примечание: если Lotus Notes была установлена на компьютере, то ID-файл может находиться на компьютере в каталоге disk:\Program Files\lotus\notes\data. Если ID-файл отсутствует на ПЭВМ, то его можно получить у администратора, написав e-mail по адресу s_a_spa@doc1.istu.ru

Подтвердите необходимость копирования ID-файла в адресную книгу в появившемся на экране диалоге.

5. Введите пароль.

6. В следующем окне Снимите галочку для службы мгновенных сооб­щений.

Нажмите на кнопку [Далее].

7. Не указывайте дополнительные сервисы, которые будут запускаться на компьютере.

Нажмите на кнопку [Далее].

8. По окончании инсталляции программа сообщит о ее успешном завершении,

предложит назначить программу Lotus Notes в качестве почтовой по умолчанию

и предложить настроить стартовую страницу:

При первоначальном запуске рекомендуется выбрать пункт «Значения по умолчанию», а настройку выполнить в будущем.

9. Если соединение с сервером прошло успешно, Notes размещает на рабочем пространстве значки трех баз данных: Общая Адрес­ная книга, Личная Адресная книга (создается на рабочей станции в каталоге данных Notes) и Почтовый ящик пользователя.

Чтобы отобразить рабочее пространство в окне программы необходимо открыть его окно.

Для этого рекомендуется вынести значек рабочего пространства на панель инструментов:

На свободном участке панели инструментов правой кнопкой мыши вывести меню и выбрать пункт «Параметры панели…»

В появившемся окне выбрать: «Настройки»-«Сортировать кнопки»-«по описанию» и в окне «Доступные кнопки» выбрать «Рабочая область» — «ОК»

После этого, появится закладка «Рабочая область», состоящая из нескольких листов. На первом из них будут находиться указанные выше базы данных.

В случае если в процессе работы в системе документооборота потребуется настроить работу с другим сервером, в Личной Адресной книге необходимо создать и заполнить вспомогательный документ «Подключение».

Для этого необходимо двойным щелчком мыши открыть Личную Адресную книгу (базу данных names. nsf, представленную на рабочей области квадратом с надписью: «АК Фамилия – локальный компьютер»):

В появившемся окне нажать кнопки Создать-Подключение и заполнить данные на двух закладках: «Основные» и (следующий рисунок) …

В созданной карточке «Подключение» на вкладке Основные ука­зывается имя сервера docistu1/ISTU, тип подключения (чаще всего Локальная сеть) и сетевой порт: TCP/IP.

На вкладке Дополнительно заносится IP-адрес сервера в поле Адрес конечного сервера:

Нажать кнопку «Сохранить и закрыть».

3. Запуск СДОУ «Босс-Референт»

Для запуска системы документооборота «Босс-Референт» необходимо на Рабочей области открыть базу данных «Коммутатор». Для этого нужно нажать Файл-База данных – Открыть:

в поле «Сервер» выбрать сервер docSRV/ISTU, в окне «База данных» выбрать Referent\Коммутатор и нажать кнопку «Открыть».

При первом обращении к базе данных возможно появление запроса системы безопасности о создании перекрестного сертификата:

для организации /ITC/RU, на который нужно ответить кнопкой «Да».

Также возможно оповещение системы защиты, на который нужно ответить так: в поле Действие выбрать «Доверять автору подписи для выполнения этого действия». В показанном ниже окне автором подписи является компания «I. T. Co. Development Team/ITC/RU».

После этого будет запущена база данных «Коммутатор». Однако если на ПЭВМ раньше уже была установлена СДОУ «Босс-Референт», возможно появление следующего вопроса:

на который нужно ответить утвердительно. После этого откроется база «Коммутатор»:

Она предназначена для настройки СДОУ «Босс-Референт» для конкретного пользователя. Настройка состоит в том, чтобы выбрать необходимые для работы базы данных, которые перечислены в базе «Коммутатор». Для выбора нужной базы следует выбрать базу и нажать кнопку «Открыть». Для начала работы рекомендуется открыть базы «Кабинет», «Документы», «Конференция», «Поручения», «Служебные записки», «Совещания», «Согласование», «Справочник».

Инструкции для дальнейшей работы в СДОУ «Босс-Референт» находятся в базе «Конференция».

Источник