Как настроить сбис для эдо

Что такое электронный документооборот СБИС и как его подключить?

Принцип работы в СБИС ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая позволяет обмениваться электронными версиями документов по сети. А поможет в этом программа СБИС.

Электронная версия документа (электронный документ) — это файл, который подписан ЭП (электронной подписью). Электронный документ — это оригинал документа, обладающий полной юридической силой.

Все электронные документы заверенные ЭЦП юридически равнозначны бумажным на основании №63-ФЗ.

Для электронного документа характерны:

• Оригинальность — свойство подтверждающее, что электронный документ идентичен бумажному оригиналу;
• Достоверность — подтверждение того, что документ полностью и точно описывает все указанные в нем операции и факты.
• Целостность — состояние электронного документа, в который после его создания не вносились изменения;
• Пригодность для использования — свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Кому подойдет электронный документооборот?

ЭДО облегчит работу любого предприятия даже с небольшим оборотом документов.

• Оптовый склад с ежедневными отгрузками товара. Все накладные розничным клиентам быстро приходят через ЭДО.
• Розничная точка с несколькими поставщиками. ЭДО сократит время на разбор накладных от разных организаций.
• Подпись для ЭДО подходит для отчетности в государственные органы.
• СБИС взаимодействует со всеми государственными системами маркировки, поэтому подходит для торговли любыми товарами.

Какие документы нельзя передавать через ЭДО

Согласно Ст 63-ФЗ Пункт 1 ст. 6 передавать через ЭДО можно все документы, «кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Законность электронного документооборота

Законность электронного документооборота подтверждают Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Налоговый кодекс РФ. Подробнее можно прочитать тут

Как обмениваться документами с другими операторами ЭДО

СБИС ЭДО поддерживает работу со всеми операторами электронного документооборота. Получатель — пользователь другой системы может бесплатно зарегистрироваться в СБИСе и получать документы, либо настроить роуминг, чтобы принимать документы из СБИСа в своей системе.

Документооборот с контрагентами у которых нет этой системы?

Обмениваться документами с контрагентом, у которого не подключен ЭДО нельзя. Не получится отправить контрагенту без ЭДО документ на электронную почту. Не подписанный электронной цифровой подписью и не отправленный через оператора ЭДО документ не обладает юридической силой.

Как подключить ЭДО

Для подключения электронного документооборота оставьте заявку на сайте программы.

Дорогой читатель! Добавьте этот сайт в закладки своего браузера и поделитесь с друзьями ссылкой на этот сайт! Мы стараемся показывать здесь всякие хитрости и секреты. Пригодится точно.

Источник

Настроить правила получения документов

По умолчанию СБИС регистрирует входящие документы автоматически: определяет тип операции (регламент) и передает документ ответственному сотруднику или подразделению. Система последовательно проверяет данные в документе. В соответствии с первым совпавшим параметром назначает ответственного.

Все документы поступают в раздел «Документы/Входящие» с тем же типом, который выбрал отправитель. При этом не важно, какие в них есть вложения. Если в документ с типом «Счет» вложен файл УПД, он все равно останется счетом.

Вы можете изменить правила по умолчанию, если они вам не подходят, или настроить свои. Для этого перейдите в раздел «Документы/Входящие» и нажмите . Правила не изменяют ничего в самих документах — тип, содержание, вложения — они только помогают передать документы адресату более точно и быстро.

В типовых правилах регистрации можно настроить три параметра: от кого получать документы, принимать ли редакции документов и кому передавать на выполнение.

Ограничить круг отправителей

По умолчанию СБИС принимает документы от всех контрагентов. Чтобы изменить настройку, выберите «принимаются только от контрагентов в Избранном». Проверьте, чтобы все, с кем вы ведете обмен в СБИС, были в списке «Избранные». Иначе контрагенты не смогут отправить вам электронные документы.

Чтобы полностью отказаться от приема документов, выберите «не принимаются».

Настроить получение редакций

Редакция появляется, когда пользователь вносит в документ изменения. По умолчанию вы можете принимать новые редакции взамен предыдущих. Если вы принимаете только заново оформленные документы, выберите «новые редакции не принимаются».

Чтобы видеть в личном кабинете все редакции и знать, какая из них актуальная, выберите «новые редакции принимаются только после обработки старых».

Настроить передачу ответственному

СБИС подбирает ответственного по правилам . Для этого проверяет список последовательно, сверху вниз.

Если стандартный порядок вам не подходит, измените его с помощью кнопок . Лишние пункты можно удалить кнопкой .

Если не подходит ни одно из условий, назначьте ответственным работника, отдел или пользователя с определенной ролью. Для этого нажмите «+» и выберите из списка.

Чтобы сотрудники могли видеть только документы своего отдела, укажите в их личных карточках область видимости «Свое подразделение» или «Свой офис».

Можно создать одно или несколько индивидуальных правил регистрации. В первую очередь СБИС будет учитывать и применять ваше правило, затем — правило по умолчанию.

Чтобы не настраивать несколько похожих правил вручную, создайте группу и задайте общие условия в ней, а для индивидуальных параметров настройте правила внутри группы.

Если входящий документ соответствует условиям группы, а вложенным правилам — нет, документ зарегистрируется согласно правилу по умолчанию.

1. Нажмите «+», выберите:
   • «Правило»;
   • «Групповое условие» — чтобы задать общие условия для всех правил в группе.

Если для правила не требуется ни одно из условий выше, нажмите «Без условий» и перейдите к следующему шагу. Параметр «Без условий» можно использовать в группе только один раз.

Выберите, как зарегистрировать документ в системе:

• «Автоматически» — будет выбрана операция, которая стоит первой в настройках раздела;
• «Использовать операцию» — выберите операцию из списка;
• «Позже, разберем вручную» — документ попадет в раздел «Документы/Входящие», назначить операцию можно будет самостоятельно;
• «Не принимать» — позволит совсем не получать некоторые электронные документы. Например, запретите получение pdf-файлов, если хотите получать их только в формате *.xml.

Если правила регистрации не определили ответственного, сработает правило по умолчанию.

Чтобы отправлять документы из СБИС сразу в свою информационную систему, настройте интеграцию и выберите подключение в пункте «После получения переслать в».

Правило регистрации документов настроено.

Правила можно изменить, удалить или временно отключить. Для этого кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите действие.

Также вы можете объединить похожие правила в группу, и наоборот — преобразовать группу в правило.

Источник

Как в СБИС настроить ЭДО с контрагентом

Электронный документооборот является максимально удобным, и может использоваться не только для отправки отчетности в госструктуры. Он применяется для обмена документацией в вашими поставщиками и партнерами. О том, как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС, в каких случаях необходимо подключить роуминг, и всегда ли требуется направлять приглашение на подключение контрагенту.

Как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС

Для начала стоит проверить статус электронного документооборота. Дело в том, что отправки и получения документов в электронном формате, он должен быть активен у обеих сторон. Проверку можно провести таким образом:

1. Кликните на шестеренку на своей странице.
2. Откройте раздел «Наша компания», и нажмите мышкой на ее название.
3. Проверьте в карточке активность значка с изображением птички (логотипа СБИС).
4. Если она синего цвета – ЭДО активен.
5. Если она серого цвета, подключите его. Для этого вставьте в компьютер носитель с ЭП, после чего тапните по птичке.

Если вы и ваш контрагент работает в другой системе учета, то придется настроить роуминг. Обмен документами для обеих сторон не будет отличаться, независимо от того работаете ли внутри одной системы, или под разными операторами. Настроить его в СБИС можно одним из тех способов:

1. Отправьте заявку с ресурса www.sbis.ru. Такой вариант подойдет и для массовой, и для точечной отправки контрагентам любых оп
2. ераторов.
3. Приглашением из документа. Вариант используется для отправки конкретному контрагенту, работающему с одним из операторов из списка.
4. Отправка приглашения из карточки контрагента.

Вся эта система работает таким образом, что как только документ поступает получателю, он видит извещение о его доставке. Получатель может, как утвердить, так и отклонить данный файл. Ему доступно не только открыть, но и проверить документ. В любом случае отправитель получит уведомление либо о приеме, либо об отклонении.

Обратите внимание! Если у вас с контрагентов подключен ЭДО, и вы работаете под единым оператором, никаких настроек не потребуется.

Как отправить приглашение в СБИС

Отправлять электронные документы из системы вы сможете абсолютно любой компании даже если она не участвует в ЭДО. В этом случае ваш контрагент получит документацию на электронный адрес, и скачать ее, либо поставить свою ЭП. Если же вам необходимо присоединить контрагента к СБИС, отправьте ему приглашение:

1. Ознакомьтесь с договором между вашими компаниями, и уточните вид отправки документации из него.
2. Узнайте о его статусе, открыв карточку организации в сервисе «Все о компании», и посмотрите, активен ли значок ЭДО.

Приглашения потребуется, если ваш контрагент еще не участвует в электронном документообороте, был приглашен, но не подключился. Либо подключен через стороннего оператора, тогда потребуется настроить роуминг. Для отправки приглашения, сделайте следующее:

1. Нажмите на символ «Самолет» в карточке предприятия.
2. Заполните поля приглашения – какая организация отправляет, адрес электронной почты либо идентификатор в СБИС, на который поступит приглашение, сопроводительный текст.
3. Нажмите на кнопку «Пригласить.

Источник

Отправить приглашение контрагенту

Отправлять электронные документы из СБИС можно любой организации, даже если у нее нет ЭДО. Контрагент получит документ на email, сможет подписать своей ЭП или скачать в виде pdf-файла. Чтобы получатель присоединился к СБИС, пригласите его.

1. Проверьте договор с партнером: указано ли в нем, в каком виде отправлять документы. Если отмечено, что документы должны быть бумажными, подпишите с контрагентом дополнительное соглашение. Например, такое.
2. Узнайте статус контрагента, чтобы понять, нужно ли приглашать его к ЭДО. Для этого найдите организацию в сервисе «Все о компаниях» и наведите указатель мыши на значок .

«Пригласить в СБИС» — контрагент еще не участвует в ЭДО;

«Пригласить в СБИС повторно» — контрагент уже был приглашен к ЭДО, но не подключился;

«Подключен в роуминге. Оператор ЭДО . » — контрагент подключен к ЭДО через другого оператора, с которым необходимо настроить роуминг.

Приглашения не нужны, компании можно сразу отправлять документы:

«Подключен» — контрагент подключен к ЭДО через другого оператора или использует сервис СБИС «Электронная отчетность»;

«Головная организация подключена к СБИС» — головная организация контрагента подключена к ЭДО через другого оператора либо использует сервис СБИС «Электронная отчетность»;

«Находится в активированном аккаунте» — контрагент участвовал в ЭДО, но срок действия его лицензии истек;

«Головная организация находится в активированном аккаунте» — головная организация контрагента участвовала в ЭДО, но срок действия ее лицензии истек.

Отправьте приглашение. Это можно сделать в карточке контрагента или вместе с документами.

Источник

Роуминг в СБИС

Роуминг нужен контрагентам, которые подключены к разным операторам ЭДО и хотят обмениваться электронными документами. Получать документы в роуминге — бесплатно, стоимость отправки зависит от лицензии.

Обмен в роуминге регулирует РОСЭУ — ассоциация «Разработчики и операторы систем электронных услуг». Она создала сеть доверия для обмена юридически значимыми электронными документами между операторами.

Для отправителя и получателя обмен документами в роуминге не отличается от ЭДО внутри одной сети.

Есть три способа настроить роуминг в СБИС:

• отправив заявку с сайта sbis.ru — подойдет для массовой и единичной отправки любым контрагентам;
• по приглашению из документа — подойдет для единичной отправки контрагентам, которые работают с операторами из списка;
• по приглашению карточки контрагента — подойдет для единичной отправки контрагентам, которые работают с другими операторами.

Как это работает

Когда документ поступает получателю, формируется извещение о получении документа.

1. Получатель открывает и проверяет документ, утверждает или отклоняет его.
2. При утверждении формируется уведомление о приеме, при отклонении — уведомление об уточнении.
3. Отправитель получает уведомление, если контрагент отклонил документ. Формируется уведомление о получении извещения об уточнении.

Между собой операторы ЭДО обмениваются логическими сообщениями и технологическими квитанциями.

Источник